Fabrieksaudit: controleren of een Chinese leverancier een echte fabrikant is

Op professionele inkoopplatforms noemt iedereen zich "fabrikant". Achter de etalage kan een echte fabriek schuilen, een transparante handelaar, een tussenpersoon die zonder het te zeggen uitbesteedt, of zelfs een doorgehaalde vennootschap. Voordat u een aanbetaling doet, moet u weten wie de leverancier juridisch is, wat hij werkelijk kan produceren en onder welke voorwaarden.

Deze gids volgt de volgorde van een professionele kwalificatie, van de verificaties op afstand tot de audit ter plaatse. Om eerst kandidaten te vinden, zie onze methode om een leverancier in China te vinden.

Waarom verifiëren vóór de eerste bestelling

De duurste problemen bij een import ontstaan vaak op het moment dat u de leverancier kiest:

• De verborgen tussenpersoon: een onbekende werkplaats produceert uw bestelling, met een extra marge en minder controle.
• De overschatte capaciteit: de fabriek aanvaardt een volume dat ze binnen de termijn niet aankan.
• Het sociale risico: in de Verenigde Staten, de Europese Unie, het Verenigd Koninkrijk en Canada verwacht de wet dat importeurs dwangarbeid uit hun ketens weren (zie stap 4).
• Betalingsfraude: een echte vergunning die geleend is, gecombineerd met een bankrekening die niet van de vennootschap is.

Stap 1: de exploitatievergunning lezen

In continentaal China heeft elke geregistreerde onderneming een exploitatievergunning (营业执照). Er vanaf de eerste contacten om vragen is gangbare praktijk: een serieuze leverancier bezorgt die zonder problemen.

De Chinese juridische naam, vaak verschillend van de Engelse handelsnaam, is de naam die in het contract moet staan. De wettelijke vertegenwoordiger verbindt de vennootschap van rechtswege; elke andere ondertekenaar moet een schriftelijke volmacht hebben, doorgaans voorzien van het zegel van de vennootschap (公章).

Het activiteitengebied is het meestzeggende veld: een Chinese vennootschap mag alleen binnen het geregistreerde gebied actief zijn. Zoek naar productietermen zoals 生产 (productie), 制造 (fabricage) of 加工 (verwerking), niet alleen 销售 (verkoop), 进出口 (import-export) of 咨询 (advies).

De code van 18 tekens ontcijferen

De unified social credit code (USCC, Unified Social Credit Code) identificeert de vennootschap bij alle overheidsdiensten. De structuur is vastgelegd in de nationale norm GB 32100-2015 (GB voor guobiao, "nationale norm" in het Chinees): cijfers en hoofdletters, nooit I, O, S, V of Z.

Controleren in het officiële register

Het openbare register is het National Enterprise Credit Information Publicity System (NECIPS), op gsxt.gov.cn (nieuw tabblad), beheerd door de State Administration for Market Regulation (SAMR). Het is uitsluitend in het Chinees, met een captcha in Chinese tekens. Zoek op de code in plaats van op de naam, die varianten kan hebben. De fiche vermeldt onder meer:

• de status: 存续 of 在营 (actief), 吊销 (vergunning ingetrokken), 注销 (doorgehaald);
• de aandeelhouders en hun inbreng, de wijzigingsgeschiedenis, de filialen;
• een eventuele vermelding op de lijst van bedrijfsafwijkingen (经营异常名录) of op de lijst van daders van ernstige overtredingen (严重违法失信名单, tot september 2021 严重违法失信企业名单 genoemd);
• de administratieve sancties en de pandrechten.

De herziene Chinese vennootschapswet, van kracht sinds 1 juli 2024, verplicht vennoten van een besloten vennootschap (BV) hun toegezegde kapitaal binnen vijf jaar na oprichting te storten. Oudere BV's hebben tot 30 juni 2027 om hun kalender terug te brengen tot maximaal vijf jaar, dus een volledige storting uiterlijk op 30 juni 2032.

Een groot kapitaal dat alleen toegezegd is (认缴) bewijst dus weinig: vergelijk het met het werkelijk gestorte kapitaal (实缴), dat de vennootschap voortaan in het register moet publiceren. Tot slot herinnert het China IP SME Helpdesk, een dienst van de Europese Commissie voor kmo's, eraan dat het register niet altijd volledig of actueel is: het is een eerste filter, geen onderzoek.

Kruisen met de stukken van de leverancier

Nu moet u nog controleren of uw gesprekspartner wel de vennootschap is die in het register staat:

• Het rode zegel (公章) op contracten draagt de volledige Chinese juridische naam, en vaak ook de USCC-code;
• het fiscale nummer van de verkoper op zijn officiële facturen (fapiao, 发票) is in principe diezelfde code;
• als de licentie een QR-code heeft, moet die naar het officiële register leiden, niet naar een website van derden;
• de betaling gaat naar een bedrijfsrekening (对公账户) op de exacte juridische naam van de verkoper, nooit naar een privérekening of die van een derde bedrijf.

Stap 2: fabriek of handelsonderneming?

Een handelsonderneming is op zich niet onwettig: ze bundelt meerdere fabrieken, accepteert kleine hoeveelheden, regelt de export. Het echte risico is het niet te weten: extra marge, een onzichtbare werkplaats, uw tekeningen die buiten uw controle circuleren.

Geen enkele indicator is op zich voldoende. Het China IP SME Helpdesk beschrijft het geval van een kmo waarvan de ‘fabrikant’ stond ingeschreven als adviesbureau, met een laag kapitaal en een contactpersoon die niet de wettelijke vertegenwoordiger was: drie afwijkingen gevonden bij één zoekopdracht, vóór enige overdracht van knowhow.

Stap 3: exportgeschiedenis en referenties

Een fabrikant die naar uw markten exporteert, moet dat kunnen aantonen. Vraag:

• zijn belangrijkste exportlanden en het aandeel van export in zijn omzet;
• twee of drie bereikbare referentieklanten, idealiter op uw markt;
• recente exportdocumenten (connossementen, aangiften), met prijzen afgedekt;
• de testrapporten die al voor Europa, het Verenigd Koninkrijk of Noord-Amerika zijn opgesteld.

In de Verenigde Staten kunnen de ladingsgegevens van zeemanifesten bij invoer worden gepubliceerd, volgens sectie 103.31 van titel 19 van de Code of Federal Regulations (CFR, verzameling van federale regels). De importeur kan alleen zijn naam, adres en die van zijn expediteurs laten afschermen. Commerciële databanken gebruiken deze gegevens: een fabrikant die zegt naar de Verenigde Staten te exporteren, laat daar vaak een spoor achter, maar de afwezigheid ervan bewijst niets.

Een leverancier die gewend is aan CE- of UKCA-markering (UK Conformity Assessed) weet ook welke tests nodig zijn: zie onze gids over productconformiteit in Europa en het Verenigd Koninkrijk.

Stap 4: wat certificeringen echt bewijzen

Een certificering bevestigt dat een systeem op een bepaalde datum voor een bepaalde locatie door een derde is geauditeerd. Ze garandeert niet de kwaliteit van uw bestelling.

• amfori BSCI (Business Social Compliance Initiative) is geen certificering, benadrukt amfori. De audit telt 81 vragen in 13 domeinen, met een totaalscore van A (zeer goed) tot E (onaanvaardbaar). De volgende volledige audit vindt plaats twee jaar na een A of B, één jaar na een C of lager, met eventueel tussentijds een opvolgingsaudit.
• SMETA (Sedex Members Ethical Trade Audit) is dat evenmin. De versie met 2 pijlers dekt arbeid en gezondheid en veiligheid; die met 4 pijlers voegt milieu en bedrijfsethiek toe. SMETA 7 dateert van 2024.
• ISO 9001: het adres en het toepassingsgebied van het certificaat moeten de fabriek en het product dekken. Controleer dit in IAF CertSearch, de wereldwijde database van geaccrediteerde certificaten, of schriftelijk bij de certificeringsinstantie. De database houdt de naam van het IAF (International Accreditation Forum), dat zijn activiteiten op 1 januari 2026 heeft stopgezet ten gunste van de Global Accreditation Cooperation.

Dwangarbeid: wat de wet van importeurs verwacht

In de Verenigde Staten worden goederen die geheel of gedeeltelijk in Xinjiang of door een entiteit van de UFLPA-lijst zijn geproduceerd, op grond van de Uyghur Forced Labor Prevention Act (UFLPA) vermoed verboden te zijn. Dit vermoeden is weerlegbaar: de importeur kan het omkeren, maar alleen met ‘duidelijk en overtuigend’ bewijs.

In Canada verbiedt het douanetarief goederen die geheel of gedeeltelijk met dwangarbeid zijn geproduceerd; de Wet ter bestrijding van dwangarbeid en kinderarbeid in toeleveringsketens (2023) heeft daar kinderarbeid aan toegevoegd. De wet verplicht ook tot een jaarverslag, uiterlijk op 31 mei, voor entiteiten die in Canada genoteerd zijn of twee van deze drie drempels bereiken, in Canadese dollars: 20 miljoen dollar activa, 40 miljoen dollar omzet, 250 werknemers.

De Britse en Canadese verklaringen gelden alleen voor bedrijven boven hun drempels, maar die grote klanten zullen bewijs vragen aan hun kleinere leveranciers. Een sociale audit bewijst op zichzelf niet dat er geen dwangarbeid is in de keten (grondstoffen, componenten): het is een eerste stuk van uw zorgvuldigheidsdossier.

Stap 5: audit op afstand of op locatie?

Het meest efficiënt: op afstand selecteren en daarna de finalisten op locatie auditen, zeker voor een technisch product, een grote eerste order of een enige leverancier. Een audit kan aangekondigd, semi-aangekondigd of onaangekondigd zijn; een amfori BSCI-audit is vaak semi-aangekondigd, waarbij de fabriek een tijdvenster kent maar niet de exacte datum. Een georganiseerd fabrieksbezoek vormt een aanvulling op de audit, maar vervangt die niet.

Stap 6: de checklist van de audit op locatie

De auditor kruiscontroleert wat hij ziet, wat hem wordt verteld en wat de registers tonen:

• Identiteit en capaciteit: originele licentie conform het register en het bezochte adres, aanwezig personeel, machines die daadwerkelijk draaien, knelpuntproces van uw product, gemeten tempo, bezettingsplan.
• Kwaliteit: controles bij ontvangst (IQC, Incoming Quality Control), in productie (IPQC, In-Process Quality Control) en finaal (FQC of OQC, Final/Outgoing Quality Control); gekalibreerde instrumenten, referentiemonster, traceerbaarheid van partijen, afhandeling van klachten.
• Uitbesteding: processen die extern worden uitgevoerd (oppervlaktebehandeling, drukwerk, verpakking). Een halflege werkplaats bij een aangekondigde "enorme" capaciteit is een waarschuwingssignaal.
• Sociaal, gezondheid en veiligheid: leeftijd van de werknemers, contracten, prikklok en loonstroken, overuren, lonen tegenover het lokale minimum, nooduitgangen, brandblussers, chemicaliën, slaapzalen.
• Magazijn en verzending: voorraad droog, van de grond en geïdentificeerd, verpakking conform het programma van eisen, schone laadzone.

Stap 7: de fabriek beoordelen

Een nuttige audit eindigt met een score en een beslissing, niet met indrukken. Indicatieve matrix, aan te passen aan uw product:

Elk criterium wordt gescoord (bijvoorbeeld van 0 tot 2), elk domein omgezet in een percentage en vervolgens gewogen. Sommige vaststellingen zijn uitsluitend ongeacht de score: kinderarbeid of dwangarbeid, vervalste documenten, geweigerde toegang tot een deel van de fabriek, ernstig gevaar zoals vergrendelde nooduitgangen.

Stap 8: wat te doen met het resultaat

1. Goedgekeurd: formaliseer programma van eisen en contract, en daarna een inspectieplan tijdens en na de productie.
2. Onder voorwaarden: eis een plan van corrigerende en preventieve acties (CAPA, Corrective and Preventive Action) met deadlines, verifieer het, begin met een kleine order en verscherp de inspecties.
3. Afgewezen: leg de redenen vast en ga verder naar de volgende kandidaat.

Gerelateerde gids

Fabrieksinspecties: PPI, DUPRO, PSI en controle van het laden

Pre-productie, tijdens de productie, vóór verzending, laden: wat elke inspectie controleert, wanneer u ze boekt, hoe u het AQL-rapport leest en een partij goed- of afkeurt.

12 min leestijd

Vertaal de audit vervolgens naar contractclausules: geen uitbesteding zonder schriftelijke overeenstemming, recht op audit, bescherming van uw tekeningen en matrijzen (zie onze gids over NNN-overeenkomsten: non-disclosure, non-use, non-circumvention). Controleer het register opnieuw vóór elke grote order en herhaal de audit bij elke wijziging (locatie, eigenaar, kwaliteitsdaling). Het verloop van een onafhankelijke audit staat gedetailleerd op onze pagina audit van fabrieken.