Werksinspektionen: PPI, DUPRO, PSI und Ladungskontrolle

Eine Inspektion im Werk dient dazu, auf Basis von Fakten zu entscheiden, solange Sie noch Hebel in der Hand haben gegenüber dem Lieferanten. Sobald der Container auf See ist und der Restbetrag bezahlt ist, lässt sich ein Fehler nur noch über eine Reklamation oder eine Sortierung bei Ankunft regeln, meist auf Ihre Kosten.

Ihre englischen Kürzel sind der Branchenstandard, in Europa, im Vereinigten Königreich wie in Nordamerika, mit Abweichungen von Anbieter zu Anbieter. Hier erfahren Sie, was jede Inspektion prüft, wann Sie sie einplanen und wie Sie entscheiden.

Die vier Inspektionen im Überblick

Vor der Produktion: die Inspektion vor Produktionsbeginn (PPI)

Die Inspektion vor Produktionsbeginn (Pre-Production Inspection, PPI) findet vor dem Anlauf der Serie oder ganz zu Beginn statt. Manche Anbieter nennen sie Initial Production Check (IPC) und führen sie bis zu etwa 20 % der produzierten Bestellung durch, um auch die ersten Stücke zu prüfen.

Der Prüfer kontrolliert insbesondere:

• die Materialien und Komponenten auf Lager: Artikel, Mengen, Lagerung;
• die Übereinstimmung mit dem freigegebenen und versiegelten Referenzmuster (Golden Sample): Farbton, Material, Maße;
• die bedruckten Elemente: Logo, Etiketten, Beipackzettel, Rechtschreibung;
• die Organisation der Linie und den angekündigten Zeitplan.

Wann einplanen? Bei einer Erstbestellung, einem kritischen Material (Stoff, elektronische Komponente, Kunststoff mit Lebensmittelkontakt) oder einer Schlüsselkomponente, die das Werk selbst einkauft. Das ist der beste Moment, um eine stille Substitution zu erkennen: eine günstigere Komponente, die ohne Vorwarnung verbaut wird.

Während der Produktion: die Inspektion während der Fertigung (DUPRO)

Die Inspektion während der Produktion (During Production Inspection, DUPRO, manchmal abgekürzt DPI) findet statt, wenn ein Teil der Bestellung die Linie verlassen hat. Je nach Anbieter beginnt sie ab 10 bis 15 % oder ab 20 % der produzierten Stücke, spätestens zur Halbzeit. In der Praxis liegt das nutzbare Fenster bei etwa 20 bis 50 %.

Darunter sind zu wenige Stücke gefertigt, um einen wiederkehrenden Fehler zu erkennen. Darüber ist das Wesentliche bereits produziert: Ein bei 70 % entdeckter Fehler erzwingt das Sortieren oder Nacharbeiten von Tausenden Stücken, mit hohem Verzögerungsrisiko. Der Prüfer misst den tatsächlichen Fortschritt, kontrolliert eine zufällig gezogene Stichprobe und geht den Ursachen wiederkehrender Fehler nach (Maschineneinstellung, Arbeitsplatz, Material).

Vor dem Versand: die Inspektion vor Versand (PSI)

Die Inspektion vor Versand (Pre-Shipment Inspection, PSI), auch finale Stichprobeninspektion (Final Random Inspection, FRI) genannt, ist die häufigste und entscheidendste: Sie begründet Ihre Entscheidung, die Charge anzunehmen und den Restbetrag zu zahlen.

Die 80-%-Regel beim Verpacken

Die am weitesten verbreitete Regel: Produktion zu 100 % abgeschlossen und mindestens 80 % der Produkte in ihren Exportkartons verpackt. Zwei Gründe sprechen dafür:

1. Die Repräsentativität: Die Stichprobe wird aus der gesamten Charge gezogen. Bei 30 % verpackt sieht der Prüfer nur die ersten Serien, nicht die in der letzten Woche unter Zeitdruck produzierten.
2. Die tatsächliche Verpackung: Kartons, Markierungen und Etiketten lassen sich nur an fertigen Packstücken prüfen.

Manche Anbieter kommen bereits ab 80 % der produzierten Bestellung, wenn die Verpackung begonnen hat: ein Kompromiss, der das Ende der Produktion unkontrolliert lässt.

Der Prüfer wählt die Kartons selbst aus, aus dem gesamten Bestand. Eine verbreitete Faustregel, die keine Norm ist, besteht darin, etwa die Quadratwurzel der Gesamtzahl aufzurunden: 23 Kartons bei 500.

Was die Inspektion vor Versand prüft

Der kontrollierte Stichprobenumfang und die zulässigen Fehler ergeben sich aus der AQL-Stichprobenprüfung nach der internationalen Norm ISO 2859-1 oder ihrem amerikanischen Pendant ANSI/ASQ Z1.4 (American National Standards Institute / American Society for Quality). Die Fehler sind kritisch (Gefahr, regulatorische Nichtkonformität), Hauptfehler (Produkt unverkäuflich oder erfüllt seine Funktion nicht) oder Nebenfehler (Abweichung ohne Auswirkung auf den Gebrauch), wobei jede Klasse ihre eigene Toleranz hat.

Verknüpfter Leitfaden

AQL und ISO 2859-1: Der Leitfaden zur Stichprobenprüfung

AQL und ISO 2859-1 verstehen: Tabellen lesen, Fehler klassifizieren, ein Inspektionsergebnis interpretieren und Kriterien schreiben, die den Käufer wirklich schützen.

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Am Werkstor: die Ladungskontrolle (CLS)

Die Ladungskontrolle (Container Loading Supervision, CLS, auch CLC, CLI oder LS genannt) findet während des Empotens statt, also beim Befüllen des Containers. Sie stellt sicher, dass genau die geprüfte Charge, vollständig und in gutem Zustand, verladen wird. Der Inspektor:

1. untersucht den leeren Container: Wände, Boden, Türen und Dichtungen; keine Löcher, keine Feuchtigkeit, kein Geruch;
2. zählt die Kartons und gleicht sie mit der Packliste (packing list) ab;
3. öffnet einige Kartons nach dem Zufallsprinzip: richtige Produkte, richtige Mengen, richtige Etiketten;
4. beobachtet das Verladen: Stapelung (Aufschichten der Kartons), Verkeilung (Fixierung, damit sie sich nicht bewegen), beschädigte Kartons werden aussortiert;
5. ist beim Anbringen des Siegels dabei und fotografiert dessen Nummer.

Die Norm ISO 17712 teilt Siegel in drei Stufen ein: I (indikativ), S (Sicherheit) und H (Hochsicherheit). Für Sendungen von Mitgliedern des CTPAT-Programms (Customs Trade Partnership Against Terrorism) der US-Zollbehörde, der CBP (U.S. Customs and Border Protection), muss der Verlader oder der in seinem Auftrag handelnde Empoter ab Ende des Verladens ein Hochsicherheitssiegel gemäß der geltenden Fassung der ISO 17712 anbringen.

Das Programm schreibt außerdem die sogenannte VVTT-Prüfung vor: das Siegel und die Türverschlüsse untersuchen, seine Nummer mit den Versanddokumenten abgleichen, daran ziehen und es dann drehen, um sicherzustellen, dass sich nichts löst. Auch außerhalb von CTPAT sollten Sie diese Routine von Ihrem Inspektor verlangen.

Diese Kontrolle ist besonders sinnvoll, wenn sich mehrere Lieferanten einen Container teilen, wie bei einer Konsolidierung über mehrere Lieferanten. Die Inspektionsstellen weisen darauf hin: Sie ersetzt nicht die Inspektion vor Versand.

Die Ergänzungen: Werksaudit und Labortests

Inspektionen beurteilen eine Charge. Zwei weitere Kontrollen beantworten andere Fragen.

Das Werksaudit prüft, ob das Werk tatsächlich herstellt, was es verkauft, und Qualität und Mengen halten kann. Soziale Audits folgen anerkannten Standards wie SMETA von Sedex oder amfori BSCI, deren ein und derselbe Bericht mehreren Käufern dient. Die ausführliche Methode finden Sie in unserem Leitfaden zum Überprüfen eines chinesischen Lieferanten und auf unserer Seite Werksaudits.

Labortests messen, was ein Inspektor nicht sieht: ein Schwermetall in einem Lack, die Feuerbeständigkeit eines Stoffes. Wählen Sie vorzugsweise ein nach ISO/IEC 17025 akkreditiertes Labor, der Kompetenznorm für Prüflabore. Manche Märkte schreiben sie vor, jeder mit seinen eigenen Regeln.

In den Vereinigten Staaten muss ein Produkt für Kinder, das einer Sicherheitsvorschrift der CPSC (Consumer Product Safety Commission) unterliegt, vor der Einfuhr von einem von der CPSC akzeptierten Drittlabor getestet werden. Auf dieser Grundlage stellt der Importeur (der bei einem im Ausland hergestellten Produkt als Hersteller gilt) das Zertifikat für Kinderprodukte (Children's Product Certificate, CPC) aus: Wenn Sie importieren, liegt die Verantwortung bei Ihnen, nicht beim Werk.

Die Tests werden regelmäßig und bei jeder wesentlichen Änderung von Konstruktion oder Verfahren erneuert. Seit dem 8. Juli 2026 müssen Importeure der meisten regulierten Produkte ihre Zertifikate zudem bei der Zollabfertigung elektronisch an die CBP übermitteln (eFiling).

In Kanada verbietet das kanadische Verbraucherproduktsicherheitsgesetz die Herstellung, die Einfuhr oder den Verkauf eines Produkts, das eine unangemessene Gefahr darstellt; Hersteller und Importeure müssen bestimmte Unterlagen aufbewahren und Health Canada auf Anfrage die Studien oder Tests vorlegen, die die Produktsicherheit belegen.

In Europa und im Vereinigten Königreich hängen die Tests von den für das Produkt geltenden Rechtsvorschriften ab: siehe unseren Leitfaden zur Produktkonformität in der EU und im Vereinigten Königreich.

Wann was buchen: Ihren Kontrollplan aufstellen

Nichts schreibt die vier Inspektionen bei jeder Bestellung vor: Der Plan hängt vom Risiko ab.

Beim Zeitplan rechnen Sie in der Regel mit einigen Werktagen zwischen Buchung und Besuch. Buchen Sie, sobald das Werk sein Produktionsende ankündigt, und lassen Sie sich 48 Stunden vorher bestätigen, dass die 80 % verpackt erreicht werden: Ein unnötiger Besuch kann Ihnen in Rechnung gestellt werden und kostet Sie Tage.

Was ein guter Inspektionsbericht enthält

Die großen Inspektionsstellen liefern ihren Bericht am selben Tag oder innerhalb von 24 Stunden. Ein verwertbarer Bericht enthält:

1. Die Identifikation: Bestellung, Artikel, Werk, Datum, Prüfer.
2. Das Urteil auf der ersten Seite: konform, nicht konform oder ausstehend, wenn ein Punkt Ihre Entscheidung erfordert.
3. Die AQL-Tabelle: Losgröße, Prüfniveau, Stichprobenumfang und je Fehlerklasse die Annahmezahl (Ac, maximal toleriert), die Rückweisezahl (Re, Ablehnungsschwelle) und die festgestellte Anzahl.
4. Die Fehler klassifiziert, mit einem Foto pro Fehler.
5. Die Maße: spezifizierter Wert, Toleranz, gemessener Wert.
6. Die Prüfungen vor Ort, die Übersichtsfotos (Bestand, Kartons, Kennzeichnungen, Vergleich mit dem Golden Sample) und die geprüften Mengen.

Um die AQL-Tabelle zu lesen, genügen drei Begriffe. Die Norm ordnet jeder Losgröße einen Buchstabencode zu, der die Anzahl der zu ziehenden Stücke festlegt. Das allgemeine Prüfniveau II ist das Standardniveau, sofern nichts anderes angegeben ist. Die normale Prüfung ist der Ausgangszustand, den die Norm je nach Lieferantenhistorie verschärfen (verschärft) oder lockern (reduziert) kann.

Der Rechner unten führt diese Berechnung für jede Losgröße und jeden AQL durch.

Ein Los annehmen oder zurückweisen: wie entscheiden

Das AQL-Urteil ist eine statistische Schwelle, kein automatisches Verdikt: Lesen Sie die Art der Fehler genauso wie ihre Anzahl.

• Annehmen: Das Los ist konform; Sie geben den Versand und die Zahlung des Restbetrags frei.
• Unter Vorbehalt annehmen: Eine Schwelle ist knapp überschritten, bei Nebenfehlern ohne Folgen für Ihren Kunden, gegen einen Rabatt oder eine schriftliche Zusage zur Korrektur.
• Zurückweisen: Das Werk sortiert, arbeitet nach oder ersetzt, danach findet eine neue Inspektion statt. Bei Nulltoleranz genügt ein einziger kritischer Fehler für eine Zurückweisung.

Der Lieferantenvertrag sollte besser festlegen, wer die Nachprüfung und die Verzögerungen bei einer Zurückweisung zahlt: Ohne Klausel wird jede Zurückweisung zur Verhandlung.

Bei NOVASEA: der Bericht in Bridge innerhalb von 24 Stunden

Unsere Prüfer führen die vier Inspektionen durch, verfolgt in NOVASEA Bridge, dem Kundenportal. Eine Inspektion lässt sich innerhalb von 24 Stunden buchen und erscheint in Bridge ab ihrer Planung. Nach dem Besuch validiert unser Qualitätsleiter den Bericht, der innerhalb von 24 Stunden veröffentlicht wird: Fotos, mit der Spezifikation verglichene Maße, Prüfungen, klassifizierte Fehler, AQL-Tabelle, Urteil und PDF.

Bei der Inspektion vor Versand verlässt das Los das Werk nur mit Ihrer Zustimmung, die online von den berechtigten Rollen Ihrer Organisation erteilt wird (Accountverantwortlicher, Einkäufer, Qualität). Eine Zurückweisung muss begründet werden; Ihr Projektleiter leitet sie innerhalb einer Stunde an das Werk weiter. Details der Leistungen auf unserer Seite Qualitätskontrolle.